FORMÅL

"Offentlige organ plikter å ha arkiv, og desse skal være ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid" (Arkivlov § 6)

"Offentlige organ plikter å halde arkiv i samsvar med føresegnene i forskrifta § 1-1."

Arkivplanens formål er kvalitetssikring av arkiv- og informasjonsfunksjonen i Hole kommune, og bygger på de generelle kravene i arkivloven, kommuneloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven, personopplysningsloven, annen særlovgivning samt egne interne instrukser.

Arkivplanen inneholder følgende vedtak: Vedtak om delegering av arkivfullmakter
 Vedtak om organisering av arkivtjenesten
 Vedtak om deponering for eldre og avsluttede arkiver

Arkivplanen gir videre en fremstilling av de overordnede retningslinjene som gjelder for arkivordningen i kommunen, reglement og instrukser for journalføring og arkivhåndtering, og en oversikt over arkivdeler og arkivserier i de kommunale arkivene.

Arkivplanen har definert de elementene som hører inn under arkivstrukturen i NOARK-4, og skal være retningsgivende for bruken av sak-/arkivsystemer basert på denne standarden.

Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.

REVISJON AV ARKIVPLANEN

Arkivplanen skal revideres ved grunnleggende endringer for arkivet, og uansett hvert 4. år. Oppdateringer skal skje når

• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
• det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
• det blir lagt opprettet eller lagt ned styre eller utvalg
• det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
• kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen

Arkivleder avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når

• det blir tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
• det blir tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon