Innsyn i offentlig journal
Alle kan kreve innsyn i kommunens saksdokument, journaler og liknende register jf. offentleglova §3. Den som ber om innsyn kan være anonym og vi kan ikke kreve at den som begjærer innsyn oppgir formålet med innsynet.
Krav om innsyn kan skje elektronisk, per telefon eller brev. Henvendelsene skal arkiveres i egen sak.
Arkivtjenesten gir etter fullmakt publikum innsyn i arkiv i samsvar med reglene i offentleghetsloven (offentlig innsyn) og forvaltningsloven (partsinnsyn). Arkivtjenesten sender dokumentene elektronisk dersom ikke annet er avtalt. I store saker med mange dokumenter bør det sendes over en journaloversikt slik at den som begjærer innsyn kan huke av for ønskede dokumenter.
Dersom det bes om innsyn i dokumenter som er unntatt offentlighet, henvises det til aktuell saksbehandler (eventuelt nærmeste leder) som foretar vurderingen. Er kun deler av dokumentet unntatt offentlighet er det saksbehandler sitt ansvar å sladde disse opplysningene før dokumentet ekspederes.
Meroffentlighet skal alltid vurderes. Dette er også saksbehandler sitt ansvar.
Avslag på innsynsbegjæring er å regne som et enkeltvedtak, og skal begrunnes med lovhjemmel. Det skal også opplyses om klageadgang. Avslag på begjæring om innsyn skal være skriftlig. Avslaget arkiveres på saken for innsynsbegjæringer.
Innsyn i personarkiver
En person har med visse unntak (forvaltningslovens §18 og personoppl. §23) rett til å få innsyn i hvilke opplysninger som omhandler en selv i kommunens arkiver. Henvendelsen skal alltid stiles til kommunen. Dersom saken er avlevert til IKA (interkommunalt arkiv) skal kommunen innhente saken på vegne av innsynsbegjærer.
Det er fylkesmannen som er klageinstans ved eventuelle avslag iht. forvaltningsloven. Forespørsel om slikt innsyn skal være skriftlig og inneholde følgende:
- informasjon om hvilke arkiver og hva slags opplysninger det bes om innsyn i
- skriftlig fullmakt når en person søker om innsyn på vegne av en annen
Det er kommunens oppgave å vurdere riktigheten av å utlevere opplysninger fra det overleverte materialet. Kommunen skal foreta en såkalt "tilrådelighetsvurdering" etter forvaltningslovens §19c.
Veileder normalreglement for folkevalgtes innsynsrett
Hole kommune følger denne veilederen:
https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/publikasjonsnummer-h-2142/id270568/
