SERIEBESKRIVELSE - ARKIVDELER

De enkelte arkiv er delt opp i arkivserier. Dokumentene i en arkivserie vil vanligvis være ordnet etter et eget ordningsprinsipp. En arkivserie kan også ha et særskilt innhold, eller et spesielt format som gjør det vanskelig å skille den fra annet arkivmateriale. De vanligste arkivseriene er møtebøker, kopibøker, postjournaler, sakarkiv og spesialarkiv.

Møtebøker inneholder referater fra møtene i styrer råd og utvalg. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som trengs for å tolke vedtakene som er gjort. En bør derfor referere saksfremstilling, anbefalinger, forhandlinger og vedtak i hver enkelt sak. Når det blir vist til saksvedlegg, skal disse enten refereres eller tas med som vedlegg til møteboka.

Møtebøker skal bindes inn. Dersom det er nødvendig for å dokumentere at en møtebok er fullstendig, må sidene pagineres. Møtebøker skal bindes inn i passelige enheter.

Administrative vedtak som gir grunnlag for klagerett skal føres i egne vedtaksbøker. Disse skal behandles på samme måte som møtebøkene.

Kopibøker er en kronologisk samling gjenparter av brev som er sendt ut fra en arkivskaper. Brevkopiene i kopiboka bør være signerte (eller kopier fra signert original). Administrasjoner som behandler konfidensielle saker bør ha to kopibok-serier, en for offentlige saker og en for ikke-offentlige saker.

Postjournalen registrerer inn og utgående korrespondanse hos en arkivskaper.I kommunen finnes både EDB-baserte og manuelle journaler. Når det gjelder krav til journalen og rutiner for føringen viser en til egen instruks for journalføring.

Saksarkivet inneholder saker som er behandlet i administrasjonen og er ordnet etter kommunens arkivnøkkel. Saksarkivet skal deles i perioder på fire år.

Spesialarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre systemer enn arkivnøkkelen (som regel objektordning etter for eksempel fødselsdato, alfabet eller gårds- og bruksnummer). Spesialserier som inneholder sensitive opplysninger er konsesjonspliktige personregistre, og man skal ha konsesjon fra Datatilsynet for å oppbevare disse. Konsesjonene inneholder regler for innhold, bruk og oppbevaring av personregistrene.

ARKIVDELER

NOARK-4 baserte sak-/arkivsystemer benytter begrepet "arkivdel". I de fleste tilfeller vil arkivdel tilsvare det vi kaller en arkivserie. En arkivdel er en vilkårlig definert del av et arkiv som blir behandlet som en særskilt enhet i sak-/arkiv-systemet. En arkivdel må likevel ha et felles ordningsprinsipp - f.eks. gnr./bnr., navn eller personnummer.

NORSK ALLEMENT ARKIVSKJEMA

A Møtebøker, referatprotokoller, forhandlingsprotokoller og lignende

B Kopibøker

C Journaler og andre overgripende registre

D Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter kommunens hovedsystem

E Saks- og korrespondansearkiv ordnet etter sideordnede system

F – O Spesialserier

F Avtaler, garantier, lån (verdipapirer)

G Skatter og avgifter

H Elev og barnehagearkiv (personregister)

I Klient og pasientarkiv (personregister)

J Arealplanlegging, eiendomsdeling og bygningskontroll

K Tekniske anlegg

L Landbruk

P Personalforvaltning

Q Eiendomsforvaltning, inventar

R Regnskap

S Statistikk

T Kart og tegninger

U Foto, film, lydopptak

V Edb og mikrofilm

W Gjenstander (Stempler, modeller, faner)

X Egenproduserte trykksaker

Y Andre utskilte arkivdeler, diverse

Z Referansemateriell (Arkivlister, instrukser, avisutklipp etc.)